Uit recente rechtspraak blijkt dat het merendeel van de ontslagverzoeken van werkgevers door rechters wordt afgewezen. De werkgever zit dan met een flink verstoorde relatie en een slechte onderhandelingspositie om alsnog van de werknemer af te komen.
Werkgevers krijgen alleen nog toestemming om een problematische werknemer te ontslaan als ze overtuigend kunnen aantonen dat er sprake is van disfunctioneren, een verstoorde arbeidsrelatie of verwijtbaar handelen. Ook moeten ze kunnen laten zien dat ze hun uiterste best hebben gedaan om de ontstane situatie te voorkomen, door een goed verbetertraject aan te bieden.
Wat ook blijkt uit recente rechtspraak is dat, in tegenstelling tot voorheen, een lang dienstverband niet per se om een lang verbetertraject vraagt. In bepaalde gevallen kan dus met een relatief kort traject worden volstaan, mits dossieropbouw op de juiste wijze wordt gedaan.
Steeds weer blijkt dat veel werkgevers niet weten hoe zij een goed dossier opbouwen. Dossieropbouw vraagt in eerste instantie om lef en duidelijkheid. Leidinggevenden moeten met hun medewerkers durven bespreken wat ze van hen verwachten en wat er niet goed gaat. Ten tweede moeten ze die gesprekken en de afspraken die ze maken vastleggen in het dossier.
Goede dossieropbouw maakt van een werkgever een goede werkgever. Want wie voldoet aan de eisen van een goed dossier, die heeft de begeleiding van medewerkers goed geregeld. De belangrijkste tips voor goede dossieropbouw zijn:
- U faciliteert doorlopende scholing
- Medewerkers hebben een actuele functieomschrijving
- U hanteert objectieve maatstaven en gedragsregels
- U voert functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken tijdig en regelmatig
- U maakt van die gesprekken, en van andere relevante gebeurtenissen, een verslag
- U houdt in de gaten of een werknemer ziek is of een gebrek heeft
- U brengt slecht nieuws tijdig
- U zegt concreet, onderbouwd met voorbeelden, waarom iemand niet voldoende functioneert. Als u dat niet durft of kunt, laat u dan trainen.
- Bij slecht functioneren maakt u met de werknemer een verbeterplan
- U ondersteunt de werknemer bij het uitvoeren van het verbetertraject en biedt hiertoe specifieke scholing aan
De vernieuwde editie van Dossieropbouw en ontslag is hét praktijkboek dat u als ondernemer helpt om uw dossiers goed op te bouwen. Het boek biedt u een goede structuur, een gefaseerd stappenplan, modelbrieven en zelfs een model verbeterplan. Het gevolg van een zorgvuldige benadering van dossieropbouw is bovendien dat werknemers gestimuleerd zullen worden optimaal te presteren.
Margit Eijsenga is arbeidsrechtjurist bij Het Arbeidsrechtkantoor in Utrecht en auteur van Dossieropbouw en ontslag. De editie 2017-2018 is zojuist verschenen.