Is de titel 50 tinten nee een knipoog naar het boek 50 shades of grey?
Een beetje. We merkten in trainingen dat mensen worstelen met nee zeggen. We zochten een makkelijker manier om daar mee om te kunnen gaan. We zijn gaan brainstormen en kwamen tot meer dan 100 ‘tinten’; verschillende manieren om nee te zeggen. Uiteindelijk zijn er daar vijftig van overgebleven die we hebben samengevat in een boek met een catchy titel.
In jullie boek wordt onderscheid gemaakt tussen productmanagement en projectmanagement. Waarom?
De laatste jaren gieten organisaties alles in projecten. Maar bij een project heb je een kop en een staart. Een scope, een budget en een afgesproken tijd. Producten blijven zich, zolang ze bestaan, ontwikkelen. We richten ons in het boek met name op de Product Owner (bekend van Scrum - red.). Zie dat als een soort mini-CEO, een startup entrepreneur die een nieuw product ontwikkelt en verkoopt. Al dan niet binnen een bestaande organisatie. Bij de ontwikkeling van producten zijn allerlei mensen betrokken met allerlei wensen en ideeën. In de praktijk zie je dat de Product Backlog vaak overstroomt. Het arsenaal plannen en mogelijkheden dijt maar uit. We vergelijken dat in ons boek met een kameel (Tint #45). Dat dier is zo veranderd door allerlei wensen dat het een suboptimaal paard is geworden. Een andere mooie visualisatie hiervan zie in het filmpje The Pentagon Wars – Bradley Fighting Vehicle Evolution. Het doel van dit product was om een snel troepentransport vehicle te ontwikkelen, maar door alle wensen en eisen van de stakeholders ontstaat er een totaal onpraktische tank, met te weinig ruimte en snelheid om manschappen te vervoeren, met een compleet mislukt product als gevolg. Nee zeggen helpt je effectieve keuzes te maken. Overigens richten we ons in het boek op Product Owners, maar leren nee zeggen geldt uiteindelijk natuurlijk voor allerlei posities en mensen in een organisatie.
Jullie kiezen daarbij nadrukkelijk een stakeholdersmodel als basis.
Het is een valkuil voor veel Product Owners: iedereen op eenzelfde manier willen benaderen. Dat werkt niet. De ene stakeholder heeft namelijk veel meer macht dan een ander. Andere belangen ook. Dus moet je de diverse stakeholders ook op verschillende manieren benaderen. We hanteren een stakeholder map met vier kwadranten. Zo kun je diverse partijen indelen en vandaaruit anders gaan benaderen. Het werkt bijvoorbeeld niet om tegen de belangrijkste stakeholder in een traject keihard nee te zeggen. Zo’n partij moet je op een andere manier meenemen als er toch een nee gewenst is. Veel meer met argumenten.
Want tegen de CEO zeg je nooit nee, toch?
Zeker wel, maar wel op een goede manier. Ook voor een CEO geldt dat als er te veel wensen en verlangens zijn, je uiteindelijk een suboptimaal product krijgt. In ons boek hanteren we vijf stappen om nee te zeggen. 1. Tegen wie ga je nee zeggen? 2. Wat is de vraag van de stakeholder? 3. Wat is jouw intentie? 4. Formuleer de juiste nee. 5. Pas wederhoor toe. Heeft de ander je begrepen? Vandaaruit hebben we negen categorieën van nee zeggen, met vijftig voorbeeldzinnen, geformuleerd. Van een duidelijke nee tot een nee om je mandaat te vergroten. Je moet met de 50 tinten leren spelen. De goede nee op het juiste moment uit de grabbelton halen. Als je steeds dezelfde zin gebruikt, wordt het een trucje dat niemand meer gelooft. Maar effectief nee zeggen tegen de CEO is zeker mogelijk.
Kunt u een paar voorbeeldzinnen geven van verschillende nee’s.
Nee, dit vraagstuk draagt niet bij aan onze huidige doelstellingen…. Als ik hier ja tegen zou zeggen, moet ik klanten en gebruikers teleurstellen… Ik begrijp dat deze fout vervelend voor je is, maar komt zo weinig voor dat het nu even laten voor wat het is… Ikzelf ga hier geen budget aan spenderen, dus zal je zelf even op zoek moeten gaan naar een potje geld…
Nee zeggen is situatie afhankelijk. Wat we in de praktijk zien is dat te veel Product Owners te vaak ja zeggen. Met goed stakeholdersbeleid en goede antwoorden, kun je uiteindelijk je product verbeteren. In het boek zit een boekenlegger om je binnen de dagelijkse routine te helpen de juiste keuzes te maken in nee zeggen.
Waarom durven we zo slecht nee te zeggen?
In ons boeken geven we daar vier redenen voor. We hebben angst voor conflicten, willen anderen niet teleurstellen, hebben angst voor hiërarchie en met nee zeggen doorbreek je patronen. De kunst is dus om op een effectieve manier nee te zeggen, zodat je geen conflicten creëert, maar juist toegevoegde waarde biedt. Want daar is het uiteindelijk de Product Owner, maar ook de klant om te doen. Geef je veel te veel toe aan ja, is het eindproduct juist iets waar mensen teleurgesteld in raken. Juist nee biedt toegevoegde waarde. Je moet leren eerder nee te zeggen, maar dan wel op de goede manier. En daar heb je dus inderdaad diverse tinten in.
Is ja zeggen juist niet veel lastiger? Met ja zeggen toon je ook lef om iets te durven. Nee zeggen is soms veel makkelijker. Schept geen verplichtingen.
Dat kan, maar in the end levert altijd maar ja zeggen voor Product Owners een dermate lange Product Backlog op, een waslijst aan wensen, dat het contraproductief gaat werken. Gefundeerd nee zeggen betekent keuzes maken. Of zoals Warren Buffet het stelde: ‘We need to learn the slow yes and the quick no.’
Is nee leren zeggen het ook een antwoord op het mantra van vandaag de dag: we hebben het druk, druk, druk…
Nee zegen helpt je bewustere keuzes te maken. Door nee te zeggen, creëer je ruimte. Als je nee durft te zeggen, betekent dat ook dat je ruimte in een agenda maakt door niet van meeting naar meeting te vliegen. Ons boek is geen letterlijk antwoord op “druk, druk, druk…” en hoe je drukte kan voorkomen, maar vaker nee zeggen gaat je daarbij op de langere termijn zeker helpen.
