Maar hoe weet u eigenlijk wel of dat zo is en hoeveel weet u over de rol en positie van de boekhouding, de afdeling die de financiële cijfers samenstelt? In het boek Accounting Architecture Model geeft de auteur, op een begrijpbare en zeer goed leesbare wijze, tekst en uitleg over de herkomst van de financiële cijfers en de rol en positie van de boekhouding. Hiermee is het boek is een must-read voor iedere bestuurder, manager, ICT professional die werkt met de automatisering van de boekhouding en uiteraard ook voor iedere financieel professional van boekhouder, controller, financieel manager tot aan de CFO.
Het boek gaat over de positionering, structuur en voorwaarden voor het goed functioneren van het boekhoudsysteem en het unieke van dit boek is dat het onderwerp vanuit een bedrijfskundig en holistisch perspectief is benaderd. In het boek legt de auteur eerst de rol, positie en verantwoordelijkheden van de boekhouding uit, om daarna trends en ontwikkelingen in de wereld te beschrijven als belangrijk argument voor een noodzakelijke ontwikkeling van de boekhouding. Vervolgens wordt het Accounting Architecture Model geïntroduceerd als handleiding voor het ontwikkelen van de boekhouding. Het model genereert een zeer effectieve methode voor het ontwerpen en inrichten van de financiële administratie, met als doel het opzetten van een effectief en kwalitatief hoogwaardige boekhouding. Aan de hand van het Accounting Architecture Model kan de boekhouding multidimensionaal worden ontworpen en ingericht en zo aan de hedendaagse en toekomstige eisen en behoeften voldoen. Het Accounting Architecture Model geeft een structuur om zowel de AS-IS situatie van de boekhouding in kaart te brengen en ook de TO-BE situatie te definiëren. Het model is opgebouwd uit 7 verschillende dimensies.
1. Organisatie en cultuur
Er zijn verschillende onderdelen van een organisatie welke een impact hebben op de rol, de positie en de inrichting van de boekhouding. Zo heeft de grootte van de organisatie een impact op de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC), de heersende cultuur heeft een invloed op de positie en communicatievorm van de boekhouding binnen de organisatie. Ook speelt het niveau en toepassing van automatisering en de wendbaarheid (agility) van de organisatie een belangrijke rol bij het inrichten van de boekhouding.
2. Ambitie en strategie
De ambitie en strategie van de boekhouding is gebaseerd op de ambitie en strategie van de organisatie en is leidend voor de inrichting van de boekhouding. De boekhouding dient zodanig te worden ingericht zodat de gestelde ambities worden gerealiseerd. Het boek introduceert een nieuw model voor het werken met ambitie en strategie: het model van de logische niveaus van leren en verandering van Robert Dilts.
3. Structuur
Onder de structuur van de boekhouding valt onder andere de afweging voor wel of geen standaardisatie en de structuur van de boekhouding. Bij standaardisatie wordt gekeken naar: voor- en nadelen van standaardiseren, de mate van standaardisatie, de onderdelen voor standaardiseren en de aanpak om te standaardiseren. In dit onderdeel worden ook de belangrijkste structuren en verbanden in een boekhouding beschreven.
4. Processen
Voorheen was de boekhouding opgesplitst naar crediteuren, debiteuren en het grootboek. Tegenwoordig spreekt men over de processen waar de verschillende onderdelen van de boekhouding onderdeel van uit maken. Crediteuren of afhandeling van inkomende facturen is onderdeel van Procure-to-Pay proces. Debiteuren is onderdeel van Order-to-Cash proces en het grootboek is het opgenomen in het Record-to-Report proces. Hier wordt ook gekeken naar deze nieuwe procesbenadering en de impact op de inrichting en organisatie van de boekhouding.
5. Systemen
Systemen zijn een onmisbaar onderdeel en vormen steeds meer de basis voor een effectieve en efficiënte boekhouding. Onderwerpen gerelateerd aan dit onderdeel zijn het systeemlandschap, trends, samenwerking tussen boekhouding en IT, aanpak en rol boekhoudprofessional met betrekking tot projecten en systeem implementaties en de impact op de kennis en kunde van de boekhoudprofessional met betrekking tot projecten en projectmanagement.
6. Uitvoering
Wanneer alles in kaart is gebracht, blijft er nog een vraag over. Waar worden de verschillende activiteiten van de boekhouding uitgevoerd: intern of extern, centraal of decentraal?
7. Mensen
De mensen van de boekhouding, de boekhoudprofessionals, zijn een zeer belangrijk onderdeel van de boekhouding en de inrichting ervan. Vanwege alle veranderingen met een impact op de boekhouding, verandert ook het profiel van de boekhoudprofessionals. Onder het profiel valt onder andere de kennis en kunde (competenties) van de boekhoudprofessional en ook de karaktereigenschappen welke een invloed hebben op de uitvoering van de rol. De eisen welke aan de boekhoudprofessional worden gesteld met betrekking tot de competenties en hoe deze anders zijn, vergeleken met 10 – 20 jaar geleden en het effect hiervan op de noodzaak voor het aanpassen van de verschillende financiële opleidingen.
Het voorwoord van het boek is geschreven door Prof. Dr. Piet Ribbers die stelt dat Accounting Architecture Model afwijkt van de traditionele bestaande literatuur over dit onderwerp en daarom waarde toevoegt. Het boek is een praktische studie die aan te bevelen is voor eenieder die hetzij in opleiding, hetzij in de praktijk betrokken is bij ontwerpvraagstukken in verband met de boekhouding ofwel Accounting Architecture.
