De meeste professionals verkiezen e-mail voor zakelijke communicatie. Al vervloeken we in koor alle ongemakken die met de info-tsunami op ons afkomen.
Gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan e-mail. Dat is drie maanden per jaar! En we doen dat niet zo efficiënt, zo blijkt. De meesten van ons hebben niet eens een opleiding gevolgd over de vele mogelijkheden van het e-mailprogramma dat we gebruiken. Laat staan dat we een goed en stabiel e-mailwerkproces hebben ontwikkeld voor onszelf.
De lean cultuur van continu verbeteren met respect voor mensen kan mooi toegepast worden op onze manier van omgaan met e-mail. Dat illustreer ik vaak in mijn praktijk als coach en mentor van het lean gedachtegoed. Het verbaast me telkens opnieuw hoeveel frustratie in ons e-mailgebruik zit opgesloten en hoe we dikwijls wakker liggen van die onbeheersbare stroom van e-mailboodschappen.
E-mail bedreigt onze productiviteit en ons welzijn!
Daarom dit boek. Gestimuleerd door het lean denken stel ik een systematisch en geïndividualiseerd werkproces voor waardoor:
- je alle overbodige e-mails uit je inbox houdt;
- je je inbox elke dag leegmaakt;
- je de taken mooi op orde zet en afwerkt;
- je alleen nog relevante en mooi gestructureerde e-mails verstuurt.
En dat alles gekoppeld aan een commitment om je eigen e-mailproces voortdurend te verbeteren.
Ik zet graag enkele best practices op een rijtje:
Niet storen! Zet al die geluidjes en pop-ups af op je desktops, laptops, tablets en smartphones als je een belangrijke taak moet uitvoeren. Laat je niet afleiden. Enkel dan zal je een hoog creatief niveau bereiken dat in de kwaliteit van je werk tot uiting zal komen.
Tijdsblokken voor e-mail. Werk in je e-mailapplicatie met tijdsblokken, bijvoorbeeld drie keer een halfuurtje per dag. E-mail is bedoeld als een asynchroon communicatiemiddel en dat houd je best zo. Voor snelle communicaties zijn er genoeg andere methodes: praten met elkaar, telefoneren, skypen, messaging ...
Never check your e-mail in the morning. Doe eerst die belangrijke taak die je gepland hebt en ga dan – met een tevreden gevoel – naar je eerste e-mailtijdsblok van de dag. Zo werk je proactief in plaats van reactief, want e-mails brengen je in de verleiding om daar ongepland aandacht aan te geven waardoor je eigenlijke werk naar een later tijdstip wordt doorgeschoven.
Lege inboxmethode. Gebruik de 4D (Delete, Delegate, Do, Delay) van GTD (Getting Things Done) om je inbox leeg te maken in elk e-mailtijdsblok.
DRASTIC-mappen. Gebruik geen hiërarchische folders in je e-mailvenster, maar beperk de folders tot het essentiële.
- D(elete): voor te verwijderen e-mails, met daaraan gekoppeld definitieve verwijdering aan het eind van de dag.
- R(ead): voor e-mails die we misschien eens willen lezen als we extra tijd hebben, hiervoor maken we gebruik van regels.
- A(rchive): voor het bewaren van e-mails, met tags of categorieën voor elke e-mail.
- S(ent): voor e-mails die we zelf hebben verstuurd of doorgestuurd.
- T(asks): voor e-mails waar we nog wat werk aan hebben en waarvoor we in onze kalender een taak hebben ingepland.
- I(nbox): deze dient alleen nog voor onbehandelde, ongelezen mail.
- C(cc:): voor e-mails waarin we in cc: staan, waarvan niet verwacht wordt dat we een antwoord geven en die daarom via regels rechtstreeks in deze map komen zonder ooit in onze inbox terecht te komen.
Zo heb ik ook nog een hele reeks andere tips in mijn boek opgenomen. Ik ben ook heel bewust op zoek gegaan naar de redenen waarom deze tips zo waardevol zijn. Er zijn dan ook heel veel referenties naar studies opgenomen die de gekozen opties voor beter e-mailmanagement staven.
Luc Chalmet is professor emeritus van de Universiteiten van Gent en Antwerpen. Hij heeft een diverse loopbaan doorlopen, zowel in de industrie, in de consultancy als in academische instellingen. Hij is nog actief als raadgever en coach met focus op het introduceren van een lean cultuur in organisaties. Hij is de auteur van Mijn inbox is vol - Hoe lean omgaan met e-mail?
