Zoals bij veel bedrijven, stuurde men elkaar daar intern ook veel email. Zowel naar individuen als groepen mensen – voor wat dan ook – en met regelmaat… al dan niet in de CC.
Omdat er meer email binnenkwam dan we eigenlijk aankonden – naast het werk dat we eigenlijk zouden moeten doen – grepen veel collega’s elke gelegenheid die ze konden nemen om hun inbox te updaten. Een van de favoriete mogelijkheden om “effe de mail bij te werken” was tijdens vergaderingen, zoals deze ene meeting. Ik herinner me dat de ruimte geschikt was voor maximaal 24 personen, desalniettemin werden radiatoren en zelfs prullenbakken “met plezier” gebruikt voor extra gegadigden welke per email klakkeloos uitgenodigd werden. Toen ik ging tellen kwam ik op 57 personen uit, waarvan de meesten de presentatie niet actief bijwoonden maar vooral driftig in Outlook bezig waren…
Destijds ben ik betrokken bij een onderzoek waaruit bleek dat werknemers van het bedrijf:
- Bijna 1,8 uur per dag aan email besteden (per persoon!)
- 16% nooit alle emails verwerkt krijgt die aan hem of haar gericht zijn…
- Email stress een grote rol speelt bij slechte gezondheid en ziekteverzuim (zelfs burnouts)
- 75% klaagt over het email gedrag van collega’s
Diverse onderzoeken wereldwijd bevestigen dit, cursisten in mijn trainingen geven meestal 1,5 à 2 uur email per dag aan. Ik help hen om hier een half uur per dag op te besparen.
Omdat ik me zorgen maakte om de gezondheid van zowel het bedrijf als de werknemers, ging ik met het management in gesprek. De e-mailpijn waarmee we allemaal werden geconfronteerd, leidde tot inefficiëntie en kwaliteitsverlies. Bovendien is informatie stress één van de redenen dat er tegenwoordig zoveel burn-outs zijn – ca. 1 op de 5 professionals loopt dit risico. De CFO en de communicatiedirecteur waren het erover eens dat er iets moest worden veranderd en mijn rol als email efficiency trainer was geboren.
Het helpen van bedrijven én individuen om tijd te besparen met email en met meer plezier te werken, werd een grote passie van mij. Zodoende geef ik trainingen om meer met email gedaan te krijgen in minder tijd en verzorg ik inspiratiesessies over doelen stellen om dit slim te implementeren.
Het doet me pijn om te zien hoeveel mensen overstromen in appjes, email, todo en meer. Dit gaat me zo aan het hart dat ik tijdens een vakantie het boek OMG Mail geschreven heb om mensen hiermee te kunnen helpen. Hierin heb ik 12 email etiquetten uitgewerkt om sneller en slimmer met email te kunnen werken.
Enfin, er is niks zo lekker als emailen toch? Bovendien is email een geweldige tool om minder bomen te hoeven kappen, laten we het dan wel slim blijven gebruiken.
Wat is jouw grootste email pijn?
Michael Boes is IT ondernemer met een focus op communicatie. Hij is de auteur van het engelstalige OMG Mail.
Over Giel Boes
Giel Boes is Lifehacker, Spreker & Hyperactief Bomenplanter. Met veel passie spreekt hij op maat over duurzaamheid, productiviteit en werkgeluk. Hij inspireert het publiek met zijn workshops, lezingen en inspiratiesessies. Dit doet hij voor bekende namen als ASML, Enexis, Radboud UMC, NXP, de NS en Binnenlandse Zaken, maar ook voor het MKB, lokale instellingen en overheden.
