Op hun zoektocht naar wat nu eigenlijk overhead is en hoe deze te managen, zijn de auteurs Mark Huijben en Arno Geurtsen in hun onderzoek niet over één nacht ijs gegaan. De auteurs stellen dat zij een beproefde methode hebben gevonden om de overhead te kunnen managen. Dat bleek niet zo eenvoudig en duurde zeven jaar. Voor u zal de zoektocht vermoedelijk niet zo lang duren, maar ik zou er maar rekening mee houden, dat u het antwoord op uw vragen niet op een achternamiddag zult vinden.
Volgens Mark Huijben en Arno Geurtsen wordt het fenomeen overhead door velen verafschuwd, terwijl toch zo'n kwart van de beroepsbevolking in een overheadfunctie werkt. Fascinerend, want dit percentage liegt er niet om! Vanuit deze fascinatie starten de auteurs hun onderzoek, dat vooral gaat over wat nu overhead is en welke omvang de overhead mag hebben.
Wat nu is overhead? Omdat hierover in de literatuur geen goede definitie te vinden is, ontwikkelen de auteurs er zelf een: 'Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Daarnaast geven zij aan om welke functies en taken het gaat: - bestuur/directie, lijnmanagement en secretariële ondersteuning; - personeel en organisatie; - financiën en control (inclusief bedrijfsbureau); - informatisering en automatisering; - marketing, communicatie en kwaliteitszorg (algemeen, niet productgebonden); - juridische zaken (uitsluitend algemene, niet-productgebonden activiteiten); - facilitaire zaken. Vervolgens constateren zij, dat er onderscheid gemaakt dient te worden tussen generieke en sectorspecifieke overhead. Ten tweede: wat is de juiste omvang van de overhead? Deze vraag is niet gemakkelijk te beantwoorden. Zo hebben de onderzoekers naast een gebrek aan ratio achter de keuze voor de omvang van de overhead, ook grote onderlinge verschillen tussen vergelijkbare organisaties vastgesteld.
De juiste omvang, aldus Huijben en Geurtsen, dient in vergelijking met andere organisaties te worden vastgesteld en ze hanteren hiertoe het instrument benchmark. Hierbij vergelijken organisaties bepaalde, eenduidig gemeten aspecten met elkaar en op deze wijze leren ze van elkaar. Wat mij betreft wringt hier de schoen. Hoe komt u aan betrouwbare gegevens en hoe bent u er zeker van dat de gegevens vergelijkbaar zijn? Immers, vrijwel geen organisatie is gelijk, of zoals de auteurs het stellen: 'Iedere organisatie is uniek'. De toepasbaarheid van benchmarken is dan ook in de literatuur niet onomstreden. In mijn eigen praktijk ben ik tegengekomen dat de administratie van een organisatie veelal niet is ingericht op een rapportage ten behoeve van de benchmark, waardoor er een interpretatie of schatting van de gegevens wordt gemaakt. Het zal dan ook niet verbazen dat dit regelmatig tot onverklaarbare uitkomsten leidde. De auteurs zeggen hierover: 'Benchmark biedt veel, maar nooit het finale oordeel.' Verschillen in de uitkomsten kunnen volgens de auteurs Huijben en Geurtsen worden verklaard vanuit een zevental factoren, die de omvang van de overhead bepalen: - het aantal interne klanten; - de aard van het primaire proces (de sector); - de sturingsfilosofie; - het dienstverleningsniveau; - de historie en cultuur; - de inrichting van de overhead; - de betaalbaarheid.
Echter ook het gewenste kwaliteitsniveau speelt een rol. Mochten de uitkomsten van de benchmark opvallende verschillen opleveren, dan is nader onderzoek geboden. Hiertoe wordt een vijftal mogelijkheden aangereikt, waarvan Overhead Value Analysis (OVA) er één is. Naast benchmarken vraagt ook deze methode een behoorlijke investering van de organisatie. Is deze investering verantwoord? Het antwoord hierop kan pas gegeven worden als u de vergelijking gemaakt heeft. Met de methode die in dit boek wordt aangedragen, zult u dit niet gemakkelijk zelf kunnen doen; ondersteuning is geboden. Mijns inziens ontstaat hierdoor de indruk dat de geboden instrumenten alleen voor relatief grote organisaties een alternatief zijn. Is een onderzoek naar overhead noodzakelijk? Zoals een van de ondervraagden in het onderzoek aangeeft: 'Als je niet oppast is overhead gelijk zelfrijzend bakmeel.' Met andere woorden, overhead heeft de neiging van zichzelf uit, al dan niet efficiënt, te groeien. Mocht het bovenstaande u inderdaad als te omvangrijk en mede daardoor te duur voorkomen, dan is het wellicht een alternatief om eens achteraan, bij de nadere onderzoeken te beginnen.
Zo kunt u zich bijvoorbeeld afvragen of er nog wel een grondslag is voor de levering van uw (overhead)producten, of de werkprocessen nog wel nodig en effectief zijn en de organisatie-inrichting van de overheadafdelingen nog wel actueel of acceptabel is. Het kan ook zinvol zijn om de dienstverlening van de overheadafdelingen van een prijskaartje te voorzien. Doel: de interne afnemers prikkelen tot kostenbewustzijn. 'Heeft iemand de overhead gezien?' is een zeer overzichtelijk, prettig leesbaar boek. Het zal u zeker duidelijk maken wat overhead is, welke factoren wel en welke niet beïnvloedbaar zijn, maar ook dat het goed bepalen van de overhead een lastig onderwerp is. Er worden talrijke nuttige aspecten aangedragen, waaronder een model waarmee u kunt bepalen of een onderzoek naar overhead voor u nuttig is. Bovendien leverde het onderzoek van Huijben en Geurtsen ook een aantal interessante uitkomsten op: er is een sterke relatie tussen de gemiddelde omzet per directe medewerker en het percentage overhead. Echter, een hogere overhead draagt niet bij aan de productiviteit!
Ook zouden er geen schaalvoordelen voor de overhead meer optreden in geval de organisatie de omvang van ongeveer 300 medewerkers bereikt. Het verband tussen de omvang van de overhead en de kwaliteit ervan ontbreekt en dit geldt ook voor omvang en de tevredenheid van interne klanten. Na het lezen van het boek weet u veel meer over overhead en van het feit dat overhead een lastig onderwerp is. Als u daar de aangedragen instrumenten en het benodigde inzicht in organisaties bij optelt, dan is mijn conclusie dat dit het terrein van specialisten is. Aan u om te bepalen of u dat bent!
Over John Daamen
John Daamen MBA is directeur en senior consultant bij Daamen Consultancy B.V. Dit bureau vervult interim-managementopdrachten op financieel en algemeen management terrein. Uitgangspunten hierbij zijn: de ontwikkeling en inzet van de kwaliteiten die reeds in de organisatie aanwezig zijn en de zelfredzaamheid van de organisatie. John Daamen is Alumnus van Business School Nederland, de Action Learning MBA, en voert momenteel een promotieonderzoek uit naar samenwerking binnen de overheid.
