David Allen wil met 'Getting things done' laten zien hoe men efficiënt en ontspannen zijn werk kan doen. Hij behandelt allerlei methoden die mensen behulpzaam zijn om structuur aan te brengen - in de vaak door hen zelf gecreëerde chaos.
David Allen heeft een punt wanneer hij stelt dat de chaos en warboel die mensen op hun werk of in hun privé creëren, niet alleen improductiviteit veroorzaken ('Waar lag dat nou toch ook alweer?'), maar vooral ook een gevoel van stress en onrust opleveren ('Oh, ik moet opschieten.')
Zijn boodschap reikt daarmee veel verder dan wat tips & tricks op het gebied van timemanagement. Naast tips geven legt Allen ook de link naar 'welzijn' en dat is interessant nu veel managers en medewerkers het gevoel hebben in een ratrace verwikkeld te zijn. Zij menen geen invloed te kunnen uitoefenen op hun drukke werkzaamheden, in een maatschappij waarin burnout volksziekte nummer één dreigt te worden. Het sympathieke van 'Getting things done' vind ik de boodschap dat mensen zélf dingen kunnen veranderen. Niet door nieuwe vaardigheden te leren, maar door efficiënter te werken.
De rode draad van het boek is dat mensen continu rondlopen met een te vol werkgeheugen (lees: vol hoofd), waardoor ze voortdurend worden afgeleid en slecht geconcentreerd hun werk doen.
Allen stelt dat mensen behoorlijke verbeteringen kunnen aanbrengen in elk der afzonderlijke vijf fasen (1. Verzamelen; 2. Verwerken; 3. Organiseren; 4. Onderhouden en 5. Doen).
Als kritische succesfactor beveelt de auteur aan om wekelijks onderhoud te plegen. Dat wil zeggen alle losse eindjes, checklisten, to-do lijstjes afronden, zodat die uit de gedachten gezet kunnen worden.
Een simpele tip nietwaar? Maar hier zit direct ook mijn zorg: zijn mensen wel geneigd te luisteren naar dit soort simpele boodschappen? Allen houdt zijn lezer voor dat hij ordelijk moet werken; één van de hulpmiddelen daarbij is het overbekende 'postbakje'. Wie heeft ze niet staan op zijn bureau? Maar waarschijnlijk niet zoals de auteur het voor ogen heeft. Hij geeft heel concrete en simpele tips om die 'vergaarbakken van paperassen' op de bureaus weer tot nuttige, ondersteunende en vooral overzichtelijke hulpmiddelen te maken.
Met veel interesse heb ik kennis genomen van de vele tips om informatie beter te ordenen in onze trouwe en niet meer weg te denken vriend 'de PC'. Hoe vaak versturen we niet een mailtje naar iemand met een verzoek? Wanneer iemand daar keurig op reageert, is er niets aan de hand. Maar wanneer de ontvanger niets van zich laat horen, is de afzender ongewild probleemeigenaar geworden. Allen raadt daarom aan hetzelfde mailtje naar jezelf te versturen via 'de bcc' (blind carbon copy) en vervolgens in je binnengekomen post onder te brengen in een map 'afwachten'. Simpele tips met grote uitkomsten!
Wie geïnteresseerd is om via ordening en structuur een leeg hoofd te krijgen en minder stress te genereren, kan ik 'Getting things done' van harte aanbevelen.
Over Peter de Roode
Drs. Peter de Roode is zelfstandig adviseur en trainer. Hij ondersteunt organisaties bij het invoeren van grootschalige veranderingen waarbij gedragsverandering centraal staat.
