Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20

Recensie

Eerste hulp bij hybride werken - 'Kraakhelder en vol uitvoerbare tips'

 Het nieuwe normaal is dat we niet meer volledig teruggaan naar kantoor. Maar hoe nu verder?! Waar HR-afdelingen nog zoekende zijn, heeft Spinder de mogelijkheden uitgewerkt in Eerste hulp bij hybride werken.

Elmas Duduk | 12 november 2021 | 3-5 minuten leestijd

Er valt wat te kiezen tegenwoordig: verplichte aanwezigheid, een dag in de week thuiswerken, online werken, op afstand samenwerken en als laatste asynchroon samenwerken. Natuurlijk weten we dat dat mogelijkheden zijn, maar hoe geven we tijd- en plaats onafhankelijk werken vorm zodat het ook echt werkt?

Afspraken

We moeten allereerst afspraken maken over tijden waarin we werken, schrijft Spinder. Is dat op kantoortijden of laten we de 9 tot 5 cultuur los? In de praktijk merk ik dat organisaties hybride werken invoeren, maar er geen verdere afspraken over maken. Dat geeft ongemak als de een ervan overtuigd is dat werk op kantoor plaatsvindt en de ander van mening is dat werk het gebouw al lang heeft verlaten. Afspraken maken dus en de leiding is aan zet!

Vanuit organisatieperspectief is er volgens de auteur ook werk aan de winkel. Deze moet een duidelijke koers uitzetten over tijd- en plaats onafhankelijk werken. Nu slechts 10% weer volledig terug wil naar kantoor, moet er rekening gehouden worden met de verschillende behoeftes van medewerkers. De een wil structuur, de ander sociaal contact en weer een andere groep is gebaat bij vrijheid. Ook hier zijn managers aan zet om het gesprek aan te gaan met medewerkers en daar gevarieerd mee om te gaan. Niet controleren en beheersen, maar vertrouwen in medewerkers is wel een randvoorwaarde. Leidinggevenden moeten sturen op resultaat en niet op aanwezigheid.

Handige tips

Eerste hulp bij hybride werken staat boordevol praktische handvatten om met medewerkers een werkweek te vullen en dat zichtbaar te maken aan het team. Alles met als doel dat iedereen weet wie waar werkt en hoe te bereiken is. Het klinkt als een open deur, maar in de praktijk zijn dit broodnodige tips die makkelijk doorgevoerd kunnen worden. Managers hebben zich eerder alleen gericht op de spullen die medewerkers nodig hebben om thuis te werken, vervolgens op de verbinding tijdens vergaderingen. Nu is het de hoogste tijd dat er gekeken wordt naar het mentale welbevinden van medewerkers.

Om de zaak aan het rollen te brengen, geeft Spinder een aanzet om een werksessie ‘Eerste hulp bij hybride werken’ te houden. Alle stappen en voorbereiding staan uitgeschreven, makkelijker gaat het niet worden. Tijdens de sessie maak je afspraken over hybride werken en over wie wat waar doet. Activiteiten zoals netwerken, brainstormen of sollicitatiegesprekken zijn op kantoor beter uit te voeren. Daar kun je afspraken over maken. Ook over concrete zaken als thuiswerken. Maar let op: hoe je in verbinding blijft zal zeker ook aan de orde moeten komen.

Tips, uitwerkingen en formats

De auteur heeft haar tips, de uitwerkingen en formats verrijkt met voorbeelden uit de praktijk waaruit blijkt hoe andere organisaties het doen. Heel inspirerend om een divers pallet aan voorbeelden te lezen.

Een opdracht die ik van harte kan aanbevelen is ‘welk communicatiemiddel gebruik je waarvoor?’ Daar worden alle communicatietools uitgebreid genoemd om er vervolgens werkafspraken over te maken. Zelf stoor ik mij mateloos aan de chatfunctie tijdens een Teams vergadering, daar gaan we dus afspraken over maken!

Een andere gouden tip is de driedeling in werkplekken naar het soort werk dat uitgevoerd moet worden. Focusplekken, samenwerkingsruimtes en dynamische plekken met leuke zitjes voor een snel bijpraatmoment.

Experimenteer!

Een duidelijke boodschap van Spinder is: durf te experimenteren en leg niet direct alles vast in dikke beleidsdocumenten! Je kunt het beste de zaken een experiment noemen, eerst kijken hoe het gaat. Zo komen de onderzoeksresultaten van onze back-to-back meetings in Teams vergaderingen nu pas. Deze blijken uitputtend en niet effectief. Daar moet je wat mee als organisatie om uitholling van mensen te voorkomen. Het devies is dus: eerst proberen, leren en dan pas beleid maken.

Het beste dieet dat ik voorgeschreven heb gekregen is het maildieet: prik een datum of tijdstip waarin je als organisatie niet mailt en maak afspraken over mailen na werktijden en in het weekend. In het verlengde daarvan zouden cc’s en bcc’s ook verboden moeten worden. Het geeft mensen een opgejaagd gevoel en zorgt alleen voor ruis en verdeelde aandacht.

Toekomstgerichte organisaties omarmen een onduidelijke omgeving. Het dwingt hen om uit de comfortzone te komen en nieuwe wegen te bewandelen. Dat vraagt om moed en experimenteren.

Over Elmas Duduk

Elmas Duduk is hoofd Inkoop en Juridische Zaken bij de provincie Flevoland. Zij is auteur en eigenaar van het bedrijf Crossmentor – voor organisatieadvies en coaching. Auteur van de boeken Crossmentorschap en De Comfort-transitie.

Deel dit artikel

Wat vond u van dit artikel?

0
0

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden