Reinventing HR-data - ‘Concrete handvatten’

Het HR-proces is over het algemeen gebaseerd op buikgevoel. HR-managers nemen besluiten op basis van wat zij denken dat goed is. Vaak is dit niet onderbouwd door data, sterker nog, vaak wijst data juist op het tegendeel! Een mooi voorbeeld hiervan is de kantoortuin, waarvan de verwachting was dat die de communicatie en het onderlinge contact zou bevorderen. Uit data blijkt dat dat niet waar is. En dit terwijl de ontwikkelingen, zowel in het beschikbaar komen van HR-data als de rekenkracht van computers, voldoende aanleiding geven om meer op kwantitatieve cijfers te sturen.

Datamining

Veel van dergelijke mooie voorbeelden komen in het boek Reinventing HR-Data, wat je medewerkers je niet vertellen naar voren. Aan de hand van het HR-proces, van werving en selectie tot uitstroom, nemen Jeroen Naudts en Timothy Desmet ons mee in de mogelijkheden die HR-datamining biedt.

Als metafoor maken Naudts en Desmet gebruik van een boom. De stam wordt gevormd door de werving en selectie en het leren en ontwikkelen. Daarna zijn de Engage, Communicate, Collaborate en Recognize de bladeren. Turnover, oftewel uitstroom, zijn dan de vallende bladeren die weer nieuwe energie geven aan de bodem. Waarom in het boek zo veel Engelse en Nederlandse termen door elkaar gebruikt worden (zelfs in de titel) is mij niet helder, het heeft geen toegevoegde waarde. In de inleiding constateren de schrijvers dat er wel dashboards zijn met cijfers, maar er eigenlijk nog een muur staat tussen HR en voorspellende en voorschrijvende HR-analytics. Ik denk dat dit klopt, cijfers voor rapportages zijn er voldoende, denk aan ziekteverzuim, uitstroom en gevolgde trainingen. Bij veel organisaties is de eerste stap ‘Data’ in het gepresenteerde stappenplan over het algemeen wel aanwezig. De stap ‘Inzicht’ is al bij veel minder organisaties goed ingericht, laat staan Automatisering of Leren.

Onbewuste vooroordelen

De eerste fase in het HR-proces is ‘Attract’, werving en selectie. Hierbij wordt gewaarschuwd voor de onbewuste vooroordelen die we hebben, waarbij we vaak klonen van onszelf selecteren, op het gebied van persoonlijkheid, waarden, interesses enzovoorts. Met taalanalyses kun je cv’s screenen op taalgebruik, met inzet van Artificiële Intelligentie kun je voorspellen hoe een sollicitant gaat functioneren in het team.

Onboarding is het proces waarin de nieuwe medewerker moet landen in de organisatie, het opbouwen van een netwerk. Een geautomatiseerde buddy (chatbot), die alle vragen kan beantwoorden, kan hierbij een tool zijn. Hierdoor krijgt de begeleider tijd vrij om met sociale en menselijke aspecten aan de slag te gaan. Gamificatie (het gebruik van spelelementen met bijvoorbeeld een app) kan ingezet worden voor het laten kennismaken met de nieuwe collega’s, Hiervoor wordt vaak bingo ingezet.

Skillgap-analyse

Nieuwe, maar ook huidige medewerkers moeten getraind en geschoold worden, Learn and develop. Een belangrijke tool hiervan kan zijn de skillgap analyse, waarbij met behulp van data het verschil tussen gewenste en aanwezige competenties in kaart wordt gebracht en acties worden uitgezet om dit verschil te verkleinen. Steeds vaker zien we virtuele opleidingen, waarin virtual en augmented reality een rol spelen. Deze technieken zijn initieel duurder, maar door hergebruik op termijn veel goedkoper dan reguliere trainingen. En ze zijn ook nog eens veel leuker voor de medewerker... Dit kan bij uitstek een van de onderscheidende factoren zijn waarmee een organisatie de ‘war for talent’ kan winnen.

Netwerk- en sentimentanalyses

‘Samen pauzeren maakt je medewerkers productiever en gelukkiger’ is het motto van het hoofdstuk over Engage. Door netwerk- en sentimentanalyses kun je veel leren over hoe de medewerkers met elkaar omgaan. Een ander mooi voorbeeld is hoe mailgedrag het risico op burn-out kan voorspellen.

Samenwerken is in de afgelopen Covid-periode een uitdaging geworden. Hoe werken we nu het beste samen, fysiek, online of hybride? Het begrip sociaal lanterfanten wordt uitgewerkt, dit neemt toe bij grotere groepen, online samenwerken en grotere geografische verspreiding van de teamleden. Het blijkt dat vriendschappen op het werk de productiviteit laten stijgen, stimuleer dit dus. En nog een belangrijk inzicht is dat teams beter samenwerken als ze eerst fysiek hebben kennisgemaakt.

Motto

Interne communicatie en waardering en erkenning zijn belangrijke processen om de medewerker aan boord te houden. Hierbij is meten is weten het belangrijkste motto. Door meten krijg je inzicht en kun je bijsturen. En waardering geven, in welke vorm (afgezien van de monetaire vorm) draagt bij aan de medewerkerstevredenheid. Teamsamenstelling kun je beter niet alleen doen op de combinatie van competenties, maar juist op wie elkaar waardeert, de mate van goede samenwerking.

Ethische aspecten

Om te bepalen hoe medewerkers zich echt voelen kan stemanalyse worden ingezet. Maar ook bij medewerkers die de organisatie verlaten, om te bepalen of het ze echte verhaal vertellen. Op basis van wijzigingen in de persoonlijke situatie kun je al het risico op vertrek van medewerkers voorspellen (geboorte van een kind, huwelijk enzovoorts). En werkinhoudelijk al op basis van uitval en vaak te laat komen. Data-analyse kan in de praktijk gebruikt worden om al vijf maanden voordat iemand daadwerkelijk vertrekt, het aanstaande vertrek te signaleren. Maar of je daar iets mee mag doen? Dat is wel een ethisch aspect.

Over het ethische aspect gaat het laatste hoofdstuk, waarbij wordt aangegeven dat transparantie en toestemming van de medewerkers noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor het toepassen van HR-datamining. Daarnaast mag er nooit naar de inhoud van mailverkeer worden gekeken en moeten resultaten op groepsniveau (dus niet herleidbaar naar een individu) worden gerapporteerd.

Concreet

Dit is een boek dat elke HR-verantwoordelijke zou moeten lezen! Rode draad in Reinventing HR-data is dat buikgevoel moet worden vervangen door objectieve adviezen zoals deze worden gegenereerd op basis van harde data. Of eigenlijk niet vervangen, maar de combinatie van beide geeft het beste resultaat. Zoals de schrijvers aangeven ‘het buikgevoel is vaak een betrouwbaar gegeven, maar het is altijd goed om daar de objectieve maatstaf van de HR-data naast te zetten’. Het boek biedt concrete inzichten in hoe je ‘binden en boeien’ van medewerkers kunt verbeteren door het inzetten van HR-data. De concrete praktijkvoorbeelden uit dit zeer leesbare boek zijn waardevol en geven voldoende handvatten om zelf aan de slag te gaan!