ICT-leverancier: van vijand naar vriend - 'Zeer waardevol'

Dat is niet terecht, omdat er bij elk mislukt project sprake is van twee partijen (leverancier én opdrachtgever) die het op de een of andere manier niet voor elkaar krijgen om goed werkende ICT- oplossingen op te leveren. In het boek ICT-leverancier: van vijand naar vriend doen de auteurs Bons, Heemstra, Jonker, Ketel en Meijer een meer dan serieuze en zeer waardevolle poging om die twee partijen gezamenlijk wel succesvol te laten zijn. 

Wie is nu vriend en wie is nu vijand
Hoewel de auteurs in hun boektitel verwijzen naar de leverancier die zich van vijand naar vriend kan ontwikkelen, is het boek niet (volledig) vanuit dat gezichtspunt geschreven. Dat zou ook niet logisch zijn, gegeven het feit dat beide partijen bij ieder ingekocht project uiteindelijk zullen moeten samenwerken. Uitgangspunt voor het schrijven van dit boek vormen de problemen die de auteurs signaleren bij het sourcen van ICT, de daaruit volgende implementatie en uitrol van ICT-projecten. Een scherpe verdeling van wie nu vriend en wie nu vijand is valt niet te maken. Feit is dat beide partijen vaker dan hun lief is in een partij vrij worstelen terechtkomen, waarbij het wantrouwen en vijandschap de boventoon voeren.

Kip-en-eiverhaal ook bij sourcing aan de orde
Waar ontstaat het probleem? Vaak kunnen opdrachtgevers niet goed specificeren wat zij nodig hebben. Even zo vaak schieten leveranciers tekort in het op tijd, binnen budget en volgens specificaties opleveren van de gevraagde oplossingen. Bij wie en waar ligt de oorzaak van het probleem dan? Bij de opdrachtgever (de kip) of de leverancier (het ei), bij de sourcing (de kip) of het projectmanagement (het ei)? Omdat de auteurs ergens moeten beginnen, vangt het boek in hoofdstuk 1 aan met een inkadering van het onderwerp sourcing, gevolgd door een opsomming van de verschillende vormen van sourcing die een opdrachtgever tot zijn beschikking heeft.

Vier invalshoeken voor Best Value Projectmanagement
In hoofdstuk 2 wordt dit gevolgd door een zeer uitgebreide opsomming van de problemen die het gevolg zijn van de traditionele sourcingmethodieken die met name ICT-inkopers toepassen. Dat doen zij aan de hand van vier onderwerpen die vervolgens ook de basis vormen van de rest van het boek. Achtereenvolgens behandelen de auteurs het maken van de leverancierskeuze, het opstellen en uitvoeren van contracten, de samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier en de implementatie van de ingekochte diensten en/of producten. Niet toevallig de onderwerpen die in de daarop volgende hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 van de noodzakelijke oplossingen worden voorzien om van een ICT-leverancier een vriend te maken.

Praktijkcase Transavia evenwichtig en uitgebreid beschreven
De genoemde hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 worden ieder afgesloten met een beschrijving van een praktijkcase van het sourcen van een ICT-oplossing (Hosting & Housing) bij Transavia. Door de evenwichtige verdeling van de praktijkcase over die hoofdstukken krijgen de auteurs de kans een meer dan uitgebreide toelichting te geven. Daarbij staan zij niet alleen stil bij de successen, maar ook bij de tekortkomingen. In de basis vormt een goede samenwerking hét fundament voor een succesvol (ICT-) project. In hoofdstuk 6 worden dan ook de vier principes, die een betere samenwerking bevorderen, toegelicht. Transparantie wordt hierbij als belangrijkste element en vertrouwen als lastigste element beschreven. Waarschijnlijk zeer herkenbaar voor de meeste inkopers.

Best Value Projectmanagement, hoe werkt dat in theorie
Hoofdstuk 7 bevat een gedetailleerde uitwerking van Best Value Projectmanagement in aanvulling op Best Value Procurement. Daarbij komen de onderwerpen principes, proces, stuurknoppen en kernwaarden van de Best Value Projectmanagement methodiek aan de orde. Met name de uitwerking van de stuurknoppen is zeer uitgebreid te noemen. Ze bevat een grote hoeveelheid waardevolle en direct toepasbare instrumenten per rol en per fase van het proces. Stuurknoppen zijn factoren die beïnvloedbaar zijn door opdrachtgever en/of leverancier en het succes bepalen van het sourcingtraject en de projectuitvoering. Niet verwonderlijk dus dat deze zo uitgebreid en in detail beschreven worden. Alleen al die vier pagina’s verdienen een compliment aan de auteurs.
 
Toegevoegde waarde door een app met praktijktesten
De toepasbaarheid van Best Value Projectmanagement in de praktijk komt ter sprake in hoofdstuk 8. De auteurs maken daarbij ook melding van twee online toegankelijke testen die zij vanuit hun bedrijf KWD Resultaatmanagement hebben ontwikkeld om een tweetal essentiele vragen beantwoord te krijgen. Is er een voldoende sterk fundament voor een succesvolle samenwerking en is het project geschikt voor de Best Value approach? De app die je hiervoor kunt gebruiken is verkrijgbaar via de Google Play Store en de App store en vormt een welkome aanvulling op de teksten die hierover in het boek zijn opgenomen. Het afsluitende hoofdstuk 9 behandelt de invulling van Best Value Projectmanagement aan de hand van een aantal vraagstukken uit de dagelijkse praktijk.

Eindoordeel
Aan het begin van het precies 100 pagina’s tellende boek leggen de auteurs uit waarom zij bij de vormgeving van het boek gebruik maken van de Formule 1 metafoor en de bijbehorende kleurenfoto’s. Hoewel de metafoor klopt, maar misschien een beetje vergezocht is, maken de foto’s het boek visueel wel aantrekkelijker. Verwacht echter door het boek heen geen verdere dwarsverbanden tussen sourcing, projectmanagement en de Formule 1. Dat maakt het boek echter niet minder lezenswaardig. 

Integendeel, de uitgebreide beschrijving van het projectmanagement via de Best Value aanpak laat zien dat er bij (ICT-) inkoop volop verbeteringen zijn te realiseren als je de traditionele wijze van sourcen en projecten managen loslaat. Dat de auteurs de Best Value projectmanagement methodiek niet als de enige en 100% succesvolle oplossing zien, pleit voor hun realiteitszin. Met de focus op het projectmanagementdeel van het sourcingproces, demonstreren de auteurs op heldere wijze dat een inkoper die kiest voor de Best Value aanpak bij zijn inkopen zonder een op dezelfde leest geschoeide projectmanagementaanpak niet succesvol kan zijn.