Hierna kwam de cc, de bcc, forwarden etc. De noodzaak tot een loopje, en een gesprekje werd een stuk minder. Je stuurde gewoon een e-mail. En kreeg er één terug. Met steeds weer een beetje aanvullende informatie, en een sliert nieuwe lezers. Sinds tien jaar is dit berichtenverkeer niet beperkt tot e-mail, we kregen de short-message-service (sms), Twitter (eigenlijk alle sociale media), Whatsapp, Discord, Messenger, chatfuncties in Teams. Voordelen voor de kenniswerker zou je zeggen.
De hive mind
Cal Newport noemt dit de hive. Innovaties hebben wel vaker onbedoelde consequenties. De onbedoelde bijwerking van email: de hive mind. De verzameling kennis en ervaringen die verstopt zitten in al die e-mailberichten. Met vooral negatieve gevolgen voor de kwaliteit van ons werk, onze gezondheid en onze privérelaties. E-mail houdt ons inmiddels letterlijk dag- en nacht bezig, zeven dagen in de week. Als we wat missen ben je even niet aangesloten bij de hive. Kenniswerkers beginnen, gewapend met soms twee mobiele telefoons aan hun oor, op cyborgs uit Startrek te lijken.
In het eerste deel van zijn nieuwste werk: A world without email - Reimagining work in an age of communication overload beschrijft Newport haarfijn hoe het zover met ons heeft kunnen komen. Onderzoek laat zien dat we niet sneller, effectiever of kwalitatief beter zijn gaan werken sinds we e-mail, internet en mobiele telefonie gebruiken. Integendeel.
Het is tijd om dit te stoppen. En post-corona, is er een kans voor. Newports nieuwe boek is een nog radicalere versie dan Diep werk. (een boek waarin Newport technieken aanreikt om geconcentreerder te werken). De radicale versie: stop met e-mail (en chats etc.)! Dit kan niet zomaar. Er moet iets tegenover staan. Newport schetst dit in het tweede deel van het boek aan de hand van vier principes waaraan deze alternatieven moeten voldoen. En er zijn genoeg voorbeelden en bedrijven die dit traject al doorlopen hebben. Met verbluffende resultaten en soms een beetje pijn en gewenning.
Vier principes
Newport onderscheidt het Attention Capital, het Proces, Protocol en Specialization principe Het eerste principe gaat uit van het slimmer gebruiken van ons brein als het niet zoveel afleiding zou hebben. Werken volgens nieuwe workflows en afspraken kan het vermogen van ons brein veel beter laten functioneren om betere waarde aan de al aanwezige informatie te geven. De oplossing is het opnieuw ontwerpen van workflows met veel minder communicatienoodzaak .
Het proces principe is de meest interessante. Newport stelt voor de processen van kenniswerkers te herontwerpen zoals in de fabrieken van Ford het industriële proces herontworpen werd. Dat liet het werkelijke potentieel van de Industriële Revolutie zien. Slim ontworpen werkprocessen kunnen de performance enorm verbeteren, en het werk minder saai maken. Een voorbeeld is het effectief gebruik maken van gedeelde taskboards (bijvoorbeeld Trello). Zo kan iedereen zien wie wanneer waarmee aan het werk is. En kan werk ‘doorgeschoven’ worden naar de volgende. Taken hebben structuur in kolommen, ze kunnen labels bevatten voor extra informatie, en iemand is eigenaar. Trello boards zijn de levensader van inmiddels tienduizenden software development teams wereldwijd. Van kleine innovatieve bedrijven tot aan grote banken en softwareleveranciers. Overigens niets nieuws, veel ziekenhuizen EH’s kennen ze als tracking boards; Whiteboards met kolommen waarin in één oogopslag indelingen, patiëntstatussen en verantwoordelijkheden zijn te zien.
De calm company
Het Protocol principe houdt zich bezig met afstemming en communicatie. Wie doet wat wanneer? En hoe? Zonder e-mails te sturen. De oprichters van Basecamp, een cloud projectmanagement en -team hulpmiddel, hebben de cultuur van ‘calm company’ geïntroduceerd. Een korte periode in de week zijn mensen op kantoor en/of digitaal bereikbaar. Als je vragen hebt kun je dan bij hen terecht. En als ze er niet zijn, volgende keer beter. E-mails sturen, texten etc. is verboden. Alle tijd en energie is gericht op de taken die uitgevoerd moeten worden. Even wachten blijkt in de praktijk wel mee te vallen. De daily stand-up heeft voor een Scrumteam hetzelfde effect, even al het werk synchroniseren, hulp vragen, problemen delen en weer door.
Specialisten gevraagd: minder kan meer zijn
De laatste is het Specialization principe. Een belangrijk onderscheidend kenmerk van het werk in de fabrieken van Ford was dat van specialisatie. Niet alleen kregen de meeste mensen één taak, ze kregen ook de mogelijkheid hier heel goed in te worden. Het idee van dit principe is deze kennis toe te passen op het werk van de kenniswerker. Werken aan minder dingen tegelijkertijd, biedt de kans om meer kwaliteit te leveren en eigenaarschap te ervaren. Wat weer de basis is voor hogere productiviteit.
De combinatie van deze vier principes heeft de potentie om ons werk radicaal te veranderen. Om onze werk en privétijd weer van elkaar te scheiden. Om méér aandacht aan minder te besteden, wat de kwaliteit weer beter maakt. En niet dagelijks stress te hebben van onbeantwoorde e-mails en berichten. Want die zijn er niet meer. Een mooi vooruitzicht.
Eén interessante observatie die ik heb in dit boek: erg veel voorbeelden komen bij innovatieve softwarebedrijven vandaan. Wil je meteen actief worden, kijk eens op http://five.sentenc.es Een kleine gedragsverandering, en een goed voorbeeld.
A world without email is vertaald in het Nederlands. Het verscheen onder de titel Bevrijd!
Over Bertrand Weegenaar
Bertrand Weegenaar is als hogeschooldocent HBO-ICT werkzaam op Windesheim. Zijn voorliefde ligt bij de onderwerpen strategie, marketing, geschiedenis; biografieën en internet; e-business.
