‘Soms moet je niet productief zijn om creatief te zijn’

Het is uw vijfde boek. Wat voegt dit exemplaar toe aan u andere boeken?
We concludeerden bij Focus Academy dat alles wat we hier doen neerkomt op focus. Natuurlijk heb je te maken met informatiestress, komt er van alles op ons af, maar dat komt allemaal door een gebrek aan focus op onszelf. Toen we dat constateerden dachten we: er is zoveel kennis hierover in de wetenschap dus laten we die kennis vertalen in een praktisch boek zodat lezers ermee aan de slag kunnen. We spraken 2,5 jaar alleen maar wetenschappers met als doel om een werkzaam framework te maken dat bestaat uit de vier concentratielekken: te weinig prikkels, teveel interne prikkels, te weinig brandstof en teveel externe prikkels. Het boek is heel praktisch: ik wil me concentreren op een goed stuk schrijven; hoe werkt dat? Mijn hoofd begint te tollen aan het einde van de dag; hoe werkt dat? Dáár gaat het boek over.

Waar bent u begonnen?
Het begint vooral bij het snappen van je eigen hoofd. Als je een leeg hoofd hebt dan kun je veel makkelijker wisselen van taken. In mijn ogen is het managen van je eigen hoofd belangrijker dan het managen van wat er op je afkomt.

Waarom moet je bij je eigen brein beginnen?
Omdat je dan jezelf kan managen. Als je jezelf steeds onderbreekt door op je telefoon te zitten dan functioneert je hoofd zo slecht dat elke mug die voorbijvliegt teveel is. Als je tijdens een taak bedenkt dat je toch iets anders moet doen dan duurt het gemiddeld 23 minuten voordat je terugkeert naar de oorspronkelijke taak.

De pomodore techniek helpt dan toch ook? Denken in blokjes van 25 minuten?
Dat werkt fantastisch, maar voor simpele taken. Bij langere taken heb je vaak ook een soort opstarttijd en dan moet je te snel stoppen. Ik zou zeggen: bij simpele taken hou je je aan die 25 minuten en bij complexe taken maximaal 90 minuten.

U lijkt af te rekenen met veel mythes over productief zijn in uw boek. Een daarvan is dat hard werken zaligmakend is. Ondernemers zeggen altijd in elk interview dat ze geen 9 tot 5-types willen hebben. Dat is dus onzin?
Internetmiljardair Jack Ma had het onlangs over de 72-urige werkweek en Elon Musk heeft ook dat soort verhalen. Ik weet echter dat het een hoge uitzondering is als je in die periode productief bent. Kijk, de groei van een organisatie heeft vaak niet met productiviteit te maken, maar met creativiteit; met het denkwerk. De schilder die een muur verft is productiever wanneer hij twee muren verft in plaats van een, maar dat geldt niet voor een kenniswerker. Is een ondernemer succesvol die vijf mailtjes heeft weggewerkt of gaat het om die ene hele belangrijke die hem een nieuwe klant oplevert? Als je continue gasgeeft dan mis je de oplaadmomenten die nodig zijn voor creativiteit want productiviteit en creativiteit zijn twee tegenpolen. Denkwerk werkt vaak als een Tesla; je kunt best lang blijven doorrijden, maar op een gegeven moment moet je de stekker erin steken.

Hoe kun je je opladen?
Het gevaar is dat je wil opladen met een activiteit die je leuk vindt, maar of iets leuk is, bepaalt niet of dat het energie kost of juist oplevert. Je kan op basis van twee criteria bepalen of je oplaadt of niet; als je nieuwe informatie opneemt of nooit afdwaalt tijdens een activiteit dan laad je dus niet op.

Dus je moet op kantoor ook ontspanning zoeken?
Je moet als kenniswerker minimaal een moment op de dag hebben dat je even geen nieuwe informatie opneemt en afdwaalt. Als je dat niet doet is dat een gevaar voor verlaagde productiviteit en stress. Dat vraagt dus lef, je moet dus ook niet sporten om op te laden, maar juist even helemaal niks doen. Je moet het soms allemaal even loslaten.

Dat betekent dus dat je kantoren heel anders moet inrichten?
Zeker, ik ben ook heel sceptisch over kantoortuinen. Kan jij een goed verhaal schrijven als naast je iemand zit te bellen?

Ik heb dat wel geleerd op redacties ja. Daar is het altijd een herrie, maar ik was dan wel kapot ‘s avonds.
Okay, het kan dus wel, maar waarschijnlijk lever je veel in. Als je hetzelfde artikel zou schrijven in een stiltekamer schrijf je het makkelijker, beter en kost het je minder inspanning. In een kantoortuin heb je absurd weinig stilteplekken; dat zou andersom moeten zijn. Als je dozen inpakt is het prima als je met elkaar bent en kletst, maar als het om de inhoud gaat niet. Als je naar de oppervlakte komt tijdens diepzeeduiken moet je steeds stops maken onderweg, je kan niet in een keer naar de oppervlakte. Dus als je weet dat het slecht weer wordt kan je niet de diepte in. Zo werkt dat ook op kantoor; als je weet dat je onderbroken gaat worden, vermijd je lastige uitdagende klussen. Time management is dan ook passé in mijn ogen. Je kunt immers perfect je dag plannen, maar er hoeft maar een mailtje tussendoor te komen en je planning ligt overhoop. Het gaat er veel meer om hoe je van aandacht kan wisselen; focus management is het nieuwe time management.

Hoe pakken jullie dat in de praktijk aan?
We onderzoeken de vier concentratielekken. Als ze bijvoorbeeld stress ervaren dan heeft het vaak met interne prikkels te maken. Als iemand praat over vermoeidheid dan komt het meestal door het derde concentratielek; de brandstof. Als iemand opstartproblemen dan heeft het te maken met externe prikkels. Zo kan je het probleem traceren en dan moet je wat gewoontes doorbreken. Heb jij een vast moment voor de kleine klusjes of verspreid je dat over de week? Als je dat spreidt dan levert dat stress op terwijl als je een vast moment hebt dat veel beter werkt.

Wat is er mis met zo’n ouderwets lijstje met taken?
Dat is achterhaald. Het probleem van een waslijst met taken is dat je altijd eerst de simpele klussen doet waardoor je niet toekomt aan de lastige en belangrijkste klussen. Maar ja, dan heb je wel een rotgevoel aan het einde van de dag. De koning van de dag is de koning van het eerste uur. Daarom kun je veel beter taak een, twee en drie opschrijven en die als eerste doen en de rest zie je later wel. Toen Steve Jobs bij Apple kwam, kreeg hij een lijst van 127 producten en die heeft hij bijna allemaal geschrapt. Warren Buffett werd ooit gevraagd wat hem succesvol maakt en hij zei: schrijf de 25 doelen in je leven op en omcirkel de vijf belangrijkste. De overige 20 moet je negeren om die 5 te halen.

Het interessante is dat als uw boek gewon ‘focus’ zou heten het echt zo’n boek was met topsport als analogie. Zo van: als je focust dan lukt het allemaal wel. Maar u zegt ook; die focus moet je soms ook uit zetten want een mens heeft ook een beetje geklooi nodig in zijn leven.
Dat is cruciaal, niks doen is het engste wat er is, alleen monniken kunnen het waarderen. Maar het lef hebben om stil te staan is essentieel.

Met mij ging het bijvoorbeeld stukken beter toen ik kinderen kreeg. Dan moet je immers verplicht soms even aan iets anders denken dan aan werk en gewoon even lekker met een kinderwagen een rondje door de stad lopen naar de AH.
Jij werd gedwongen door de situatie en het werkt dus. Ik had gisteren weer bij Deloitte een cursus met jonge mensen van rond de 25 en 26 jaar. Die groep denkt: als ik hard werk, val ik wel op bij mijn managers. Maar als je een bepaalde plek hebt dan werkt iedereen hard; dan valt het helemaal niet op of je 60 of 70 uur werkt. Dan gaat het erom dat je met nieuwe plannen komt en dat vergt creativiteit waarbij je dus niet productief moet zijn. Dat vind ik een geweldige paradox: soms moet je niet productief zijn om creatief te zijn. Je moet dan bijvullen.

Hebt u het gevoel dat u mensen echt kan helpen?
Zeker, het gaat om impact hebben. We zijn geen burn-out specialist, maar we kunnen wel mensen helpen die op het randje zitten. Ons doel is dat je controle over de dag krijgt waardoor je meer voor elkaar krijgt.

Managers moeten daar ook bij helpen natuurlijk om dat te stimuleren?
Zeker, we hopen dat er door dit boek gesprekken over focus ontstaan. We willen ook een spiegel voorhouden aan bazen die constant vergaderingen plannen, constant medewerkers onderbreken. Het gaat om de hoogopgeleide kenniswerker die de energie krijgen om het gesprek te lanceren.

Het is ook geen prettig gesprek natuurlijk dat je tegen een manager moet zeggen: misschien eis je wel te veel.
Ik hoop dat schaamte wegvalt, dat we het bespreekbaar maken. We willen ook zeggen: je bent niet de enige. De hele discussie over burn-out alleen toeschrijven aan werkdruk is echt onzin. Je zal ook echt geen minder omzet draaien, je moet het werk simpelweg beter regelen. Een schildersbedrijf moet goede verf regelen en je moet als bedrijf in een kenniseconomie de focus van je medewerkers regelen.