Bedrijven en instellingen moeten wendbaarder worden om te kunnen overleven. Dat vraagt ook om een meer wendbare besturing van de organisatie. Sneller anticiperen en reageren op veranderende marktomstandigheden, klantwensen en andere externe en interne ontwikkelingen. De ervaren agile-consultants Marjolijn Feringa en Jeroen Venneman bieden daarvoor een praktische aanpak met hun boek Agile focus in besturing – Pocketguide voor executives in transformatie.
Centraal in het boek staat de invoering van een agile/scrum-werkwijze in directie- en managementteams. Dat betekent grotendeels afscheid nemen van de oude vertrouwde werkwijze met dikke beleidsnota’s, jaarplannen, uitgebreide rapportages, grote agenda’s en ellenlange vergaderingen. Daarvoor in de plaats introduceren de auteurs een agile/scrum-werkwijze waarin je als directie- of managementteam nauw samenwerkt, focus (prioritering) aanbrengt in uit te voeren activiteiten en per kwartaal kortcyclisch stuurt op wat in dat kwartaal bereikt moet worden. En vooral welke belemmeringen opgelost moeten worden om de strategische doelen van de organisatie te bereiken.
De auteurs hebben allereerst de 12 principes uit het Agile Manifesto (gericht op softwareontwikkeling) vertaald naar de 9 principes van het Agile Executive Manifesto. Denk aan principes als ‘samenwerken aan teamdoelen boven gaan voor individuele mijlpalen’, ‘prioriteren van onderwerpen boven volgen van de agenda’ en ‘wegnemen van belemmeringen boven stimuleren van resultaten’ tot het ‘experimenteren binnen kaders boven plannen maken’ en ‘visueel overzicht boven spreadsheetrapportages’. Deze principes vormen de basis voor een agile-aanpak waarbij de scrum-methodiek vertaald is naar een praktische werkwijze geschikt voor directies en managementteams.
Centraal in de aanpak staat het FOCUS-bord dat goed zichtbaar aan de muur hangt. Het geeft in één oogopslag voor het lopende kwartaal de doelen, initiatieven, mijlpalen en voortgang weer. Het vormt de basis voor de wekelijkse stand-up waarin je samen met het directie- of managementteam staand vergadert volgens een strak en efficient protocol. Door in teamverband wekelijks de voortgang van de belangrijkste initiatieven en eventuele belemmeringen te bespreken, kun je kwartaal na kwartaal (rolling forecast) snel schakelen als de situatie daar om vraagt. Door FOCUS-borden op verschillende niveaus in de organisatie te gebruiken krijg je niet alleen een uniforme werkwijze, maar ook een goede doorvertaling van strategische doelen naar operationele doelen lager in de organisatie.
De auteurs beschrijven hun aanpak stapsgewijs in tien korte hoofdstukken. Naast de werking van het FOCUS-bord komen aan de orde: de grondregels van de wekelijkse stand-up, de kwartaalwissel met nieuwe of doorlopende doelen, initiatieven en mijlpalen, het cascaderen van strategische doelen naar onderliggende managementteams met hun eigen FOCUS-bord en scrummen voor executives. De auteurs bieden ook een toolbox met enkele eenvoudige en handige tools zoals het veranderkompas voor het vaststellen van de veranderbereidheid van het team, het Kanban-bord voor het inventariseren van de voortgang via to do, doing en done, de FOCUS Radar voor het prioriteren van initiatieven op basis van inspanning en waarde en Feature Mapping voor het opdelen van grote initiatieven in kleinere delen. De auteurs verbinden de verschillende onderwerpen in het boek door middel van een fictieve casus. Sterk vereenvoudigd, maar het geeft een beeld van hoe het in de praktijk zou kunnen gaan. De laatste drie hoofdstukken gaan over de praktijkcase van de Rabobank, Agile Leiderschap Maturity en drie eindtips om te starten met Agile Focus in besturing.
In deze pocket guide draait het om een meer wendbare besturing op directie-/managementniveau door de invoering van een agile/scrum-werkwijze. Het boek schenkt verder geen aandacht aan de vele andere manieren om te komen tot een meer wendbare organisatie zoals het versterken van de externe gerichtheid, werken met strategische scenario’s of het wendbaarder maken van de organisatiestructuur, businessmodellen, bedrijfsprocessen, werkorganisatie, klantbenadering en ICT-ondersteuning.
Agile Focus in besturing is een handzaam, recht toe-recht aan, ‘how to’-boek(je) van 127 pagina’s met jammer genoeg een (erg) klein lettertype. Ter lering en vermaak begint ieder hoofdstuk met een prikkelende spreuk. Door de tekst heen staan regelmatig kaders met tips. Het boek geeft een praktische werkwijze om anders, flexibeler en sneller te gaan werken als directie of managementteam. Een belangrijk aspect dat wat mij betreft tot op heden in de wendbaarheidsliteratuur wat onderbelicht is gebleven.
Succesvolle verandering begint aan de top en goed voorbeeld doet volgen. Wil je dat de organisatie agile werkt, dan moet je als directie of managementteam zelf ook aan de slag. Practice what you preach. Dit boek biedt daarvoor een mooie start. Het zal even wennen zijn, maar dat is met iedere verandering. Wiebe Draijer, Voorzitter Groepsdirectie Rabobank, zegt daarover in het voorwoord: ‘Wij passen hier (binnen de groepsdirectie) de technieken van Agile werken op onszelf toe. Dat is in het begin best ongemakkelijk en het blijft leren maar gaandeweg worden we er steeds handiger in.’ Om met de geciteerde Amerikaanse coach en schrijver Tim Robbins af te sluiten: ‘Changing an organization, a company, a country – or a world – begin with the simple step of changing yourself’.
Op 16 mei 2019 spreken Marjolijn Feringa en Jeroen Venneman op het event 'Agile Leadership Europe'.
Over Sjors van Leeuwen
Sjors van Leeuwen (Indora Managementadvies) is adviseur, auteur en spreker op het gebied van klantgericht ondernemen, strategie en marketing. Door zijn ervaring is hij goed thuis in vele strategische vraagstukken en het toenemend belang van de ‘de klant’ als onderscheidende factor. Sjors schreef o.a. Wendbare strategie op één A4, Zorgmarketing in de praktijk en CRM in de praktijk.
