‘Mensen zijn verslaafd aan urgentie’

Als Stephen Covey de lezers één goed voornemen voor het nieuwe jaar kan meegeven is het dit: beslis voortaan wat echt belangrijk voor je is. ‘Probeer de moed op te brengen om ‘nee’ te zeggen tegen wat dringend is, maar niet belangrijk,’ voegt de 78-jarige managementgoeroe toe vanuit zijn huis in de Amerikaanse staat Utah. ‘Want als iets niet belangrijk is, so what?’

Zelf vindt Covey, die wereldberoemd werd met zijn boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, dit motto zo belangrijk dat hij er een inspiratiekalender omheen heeft ontworpen. Die biedt aan de hand van 365 citaten, levenslessen en andere wijsheden houvast om te bepalen wat in het leven werkelijk van belang is en hoe je daaraan voorrang kunt geven.

De kalender is gebaseerd op de bestseller Prioriteiten, waarin Covey een oplossing biedt voor wat hij ‘urgentieverslaving’ noemt: de ziekelijke drang om te reageren op wat dringend is. Toegeven aan die neiging leidt volgens Covey vaak tot een adrenalinestoot. ‘Als we een crisis oplossen, voelen we ons nuttig en succesvol. Bovendien zijn we er goed in. We komen als een revolverheld op het toneel, gaan het probleem met getrokken pistolen te lijf en verdwijnen in de ondergaande zon als een held.’

Het werkelijke nut van dit soort acties wordt echter vaak over het hoofd gezien. ‘We voelen ons ook aangetrokken door crises die er niet toe doen, omdat we in beweging willen blijven. Mensen verwáchten dat we bezig en overwerkt zijn. Het is een statussymbool geworden: als we geen tijd hebben, zijn we belangrijk. Drukte biedt ons een gevoel van veiligheid. Het geeft ons ook een excuus om de echte prioriteiten in ons leven te negeren.’

De overeenkomsten met andere verslavingen zijn volgens Covey treffend: het toegeven aan urgentie verdringt tijdelijk negatieve gevoelens, slokt al onze aandacht op, verschaft een kunstmatig gevoel van eigenwaarde, verergert de problemen die we eigenlijk hoopten op te lossen en tast onze sociale contacten aan. Het fenomeen is sinds de publicatie van Prioriteiten in de jaren negentig alleen nog maar verergerd. ‘Met technologische ontwikkelingen als e-mail en sociale netwerken worden we tot dit soort situaties bijna gedwongen. Internet is een fantastische dienaar, maar een uiterst slechte meester.’

Interrupties

Covey is de eerste om toe te geven hoe moeilijk de urgentiedrang zich laat negeren. Dingen die voorrang behoeven, zijn immers vaak belangrijk voor iemand anders. In sommige gevallen is dat terecht: ‘Het halen van een deadline of het sussen van een ontevreden klant is zeker van belang. Maar bij nader inzien gaat het heel vaak om kleine dingetjes die zich als ongewenste interrupties aan ons opdringen. Telefoontjes die kunnen wachten, kettingmails, mensen die onverwacht binnenwippen om over hún problemen te praten. Dát zijn de dingen die ons uiteindelijk een gevoel van overwerktheid geven.’

Om inzichtelijk te maken hoe groot het probleem is, maakt Covey gebruik van vier kwadranten waarin hij activiteiten onderscheidt als dingen die dringend en belangrijk zijn, dingen die dringend, maar niet belangrijk zijn, dingen die belangrijk, maar niet dringend zijn, en dingen die niet belangrijk en niet dringend zijn, zoals overmatig televisiekijken. ‘De meeste mensen blijken vijftig tot zestig procent van hun tijd in het derde kwadrant door te brengen, terwijl ze denken dat ze bezig zijn met dingen die zowel dringend als belangrijk zijn.’ Die tijd kan volgens Covey beter besteed worden in het tweede kwadrant. ‘Dat is de plek waar we onze langetermijnsplanning doen, waar onze persoonlijke ontwikkeling vandaan komt en waar we investeren in onze relaties door naar elkaar te luisteren.’ Bijkomend voordeel is dat we hierbij het eerste kwadrant verkleinen, omdat we anticiperen op problemen en dus voorkomen dat ze dringend worden.

Toch schuiven veel mensen deze activiteiten op de lange baan, omdat ze er weliswaar het belang van inzien, maar niet de onmiddellijke noodzaak. ‘Het tweede kwadrant dringt zich niet aan je op’, zegt Covey. ‘Je moet zelf het initiatief nemen en je proactief opstellen.’

Geen internet

Om die verandering bij hemzelf teweeg te brengen heeft Covey destijds rigoreus met oude gewoontes gebroken. ‘Ik heb mijn kantoor opgegeven en ben vanuit huis gaan werken, ik ga niet naar vergaderingen, ik gebruik geen internet en reageer niet meer op wat kennelijk wel dringend is, maar niet belangrijk.’ Die benadering heeft hem een enorme productiviteitstoename gegeven. Zo werkt Covey op het moment aan maar liefst elf boeken tegelijk. ‘Weliswaar met een researchteam, maar het geeft je wel een idee van wat er mogelijk is.’

Daar is in eerste instantie toewijding en doorzettingsvermogen voor nodig. Covey verwijst in dit verband naar het kalendercitaat van zaterdag 5 februari: ‘Waar geen tuinman is, is geen tuin’. Het citaat refereert aan de anekdote van een businessconsultant die een vriendin inhuurt om zijn tuin te ontwerpen. De consultant heeft een hectisch leven en is continu op reis en wil daarom een tuin die zo min mogelijk onderhoud behoeft. De drang om tijd te besparen blijkt zo overheersend dat zijn vriendin hem er uiteindelijk aan moet herinneren dat een tuin die niet hoeft worden bijgehouden geen tuin meer genoemd kan worden. Covey: ‘Onze levens brengen dingen voort, wat we ook doen. Maar het verschil tussen onze eigen actieve betrokkenheid en verwaarlozing maakt het verschil tussen een prachtige tuin en een onkruidveld.’

Een tweede voorwaarde voor het stellen van prioriteiten is het tonen van moed. ‘De mensen om je heen zullen zich in eerste instantie afvragen waar je nu helemaal mee bezig bent’, zegt Covey. ‘Maar uiteindelijk zullen ze inzien dat je niet alleen zelf ten goede aan het veranderen bent, maar dat je ook je omgeving daarin meeneemt. Mensen in het tweede kwadrant vervullen namelijk een voorbeeldfunctie en voelen de verantwoordelijkheid om de wereld een stukje beter te maken. Want daar gaat het om in het leven: wat kan ik bijdragen?’

Covey wijst op de sociale impact van de elf boeken waar hij momenteel zelf aan werkt: een manier hoe misdaad kan worden teruggedrongen en recidive kan worden voorkomen, een boek dat uitlegt hoe universiteiten en hogescholen een kwijnende gemeenschap ten goede kunnen keren en een verhandeling over hoe een tweede kwadrantbenadering kan worden toegepast op kinderen. ‘Probeer je voor te stellen hoe belangrijk deze boeken zijn. Om kind na kind tot voortreffelijkheid te inspireren.’

Visualiseren

Een scheurkalender is een uitstekende manier om mensen hierbij op weg te helpen, aldus Covey. ‘Het lezen van één inspirerend citaat per dag geeft je de mogelijkheid om je doelen te benoemen en op te slaan in je onderbewuste. Alle dingen worden namelijk op twee niveaus gecreëerd: één keer in gedachten en één keer in het echt. Je kunt dat heel makkelijk testen door vanavond voor het slapen op te schrijven wat je de volgende dag na het ontwaken wilt doen. Je zult merken dat het visualiseren je helpt bij de uitvoering.’

Een ander hulpmiddel voor een tweede kwadrantbenadering is door te oefenen met gelijkgestemden. Covey: ‘Het kost tijd en geduld om deze methode te vertalen naar het hier en het nu. Hoe meer je dat in groepsverband probeert te doen, hoe meer je daarbij kunt leunen op de sociale en emotionele steun van anderen. De meeste mensen laten hun goede voornemens al na een week of twee varen. Wat dat betreft kan het motiverend werken als je verantwoording schuldig bent aan een groep die eenzelfde ontwikkeling doormaakt.’

Hoe ziet 31 december 2011 eruit voor de mensen die doorzetten? Covey waarschuwt ervoor om niet te snel teveel te verwachten. ‘Verandering gaat stukje bij beetje, maar aan het eind van de rit zul je zien dat je vele malen productiever bent dan aan het begin van het jaar. Je zult een hele nieuwe manier hebben gevonden om je bestaan in te richten.’ Of, zoals de kalender besluit: ‘Een op principes gericht leven is geen doel op zich. Het is de kwaliteit van onze reis over het levenspad.’