Marianne H.M. Smits is als senior-adviseur & innovatiecoach dagelijks actief in het optimaliseren van werkwijzen in organisaties.
Meer over Marianne SmitsDigitaal archiveren
Paperback Nederlands 2011 1e druk 9789013087352Samenvatting
Van alle kanten wordt u bestookt met e-mails, verslagen, rapporten, presentaties, nieuwsbrieven en andere soorten informatie.
Bovendien komt deze informatie tot u via diverse informatiekanalen. Hierdoor worden, meer dan tot nu toe ooit het geval is geweest, vragen actueel als:
- hoe weet u welke informatie u nodig heeft,
- hoe weet u waar u de juiste informatie kunt vinden,
- hoe verkrijgt u die informatie het snelst en hoe slaat u de informatie zo op dat deze altijd en overal door iedereen terug te vinden is?
Dit managen van informatie wordt meer en meer dé taak waar het secretariaat in praktische zin een centrale rol in vervult.
Het hernieuwd vormgeven van uw digitale documentbeheer is meer dan het zomaar 'kopiëren' van de werkwijze die u gebruikte voor uw papieren archief. Het is een groot misverstand om te denken dat digitalisering van het archiefbeheer automatisch een oplossing kan bieden voor slecht georganiseerde handmatige archieven; het automatiseren van wanorde leidt uiteindelijk slechts tot digitale ordeloosheid.
Met de aanpak zoals geschetst in deze Wijzer echter, creëert u snel een persoonsonafhankelijke structuur waarbinnen iedereen die daartoe gerechtigd is, altijd alle informatie kan vinden en opbergen. En dat binnen drie tot vier muisklikken!
Specificaties
Lezersrecensies
Inhoudsopgave
1 Ontwikkelingen van invloed op het secretariaat
1.1 Inleiding
1.2 Wat gebeurt er?
2 Digitaal archiveren begint met classificeren
2.1 Inleiding
2.2 Enkele begrippen
2.3 Rangschikken van documenten
2.4 Het maken van een eigen indeling
2.5 Actualiteit vergt onderhoud
3 Bewaren of vernietigen
3.1 Wat moet je zeker archiveren?
3.2 Wat kun je op termijn vernietigen?
3.3 Suggesties voor bewaartermijnen
4 Opslaan en terugzoeken
4.1 Inleiding
4.2 Uniform gebruik bestandsnamen
4.3 Van digitale mappen naar metadata naar tags
5 Registreren
5.1 Inleiding
5.2 Het nut van registreren
5.3 Registreren voortaan negeren?
6 Hoe wordt e-mail onderdeel van het digitale archief?
6.1 Inleiding
6.2 Wanneer registreer ik e-mail?
6.3 Een procedure voor het registreren van e-mail
7 Manage je werk
7.1 Inleiding
7.2 Het bureaublad
7.3 Bekwaam omgaan met e-mail
7.4 E-mail opslaan in je digitale archief
7.5 Meer tips en trucs voor je e-mail
7.6 Delegeren en reduceren
7.7 E-mail: afspraak is afspraak
7.8 Snel, sneller, snelst
8 Digitaal archiveren en de wet
8.1 Waarom archiveren?
8.2 Bepalingen voor organisaties die niet vallen onder de Archiefwet 1995
8.3 Wat is de wettelijke bewijswaarde van e-mailberichten?
8.4 Digitale handtekening
9 SharePoint als tool voor de toekomst
9.1 Inleiding
9.2 Kennis delen en samenwerken
10 Innovatie op het secretariaat
10.1 Inleiding
10.2 Samenwerken - documenten delen
10.3 Online vergaderen
10.4 Samenwerken - anders communiceren
10.5 Online netwerken
Bijlagen
Bijlage 1: Een 'digitaal postboek' voor registratie
Bijlage 2: Whitepaper archiefregelingen
Over de auteur
Literatuur
Rubrieken
- advisering
- algemeen management
- coaching en trainen
- communicatie en media
- economie
- financieel management
- inkoop en logistiek
- internet en social media
- it-management / ict
- juridisch
- leiderschap
- marketing
- mens en maatschappij
- non-profit
- ondernemen
- organisatiekunde
- personal finance
- personeelsmanagement
- persoonlijke effectiviteit
- projectmanagement
- psychologie
- reclame en verkoop
- strategisch management
- verandermanagement
- werk en loopbaan