Wat blijkt: de strategie komt gewoon niet aan in de operationele processen. De echte potentie en de enorme waarde die de verandering zou kunnen teweegbrengen blijft vervolgens uit, tot ieders teleurstelling. Met een gat in de begroting, zonder blijvende impact. En zo blijft er verbeterpotentie van prachtige organisaties vaak liggen. Dat is niet alleen zonde, maar vooral onnodig wat mij betreft. Mijn advies: zet je processen-bril op!
Processen... Dat gaat toch over beklemmende procedures schrijven?
We zien nog steeds in de praktijk dat managers moeite hebben om grip te krijgen op het idee van waardecreatie. Zij zorgen vaak wel goed voor de assets die ze zien: hun klanten, medewerkers, gebouwen, machines, organisatie, de middelen. Maar processen?!
Sommige managers hebben niks met processen, worstelen met beeldvorming (‘Dat gaat over beklemmende procedures schrijven toch?') of weten geen raad met de dienende stijl van leiderschap. Maar wie niet naar processen kijkt, mist de helft van het spectrum dat je nodig hebt om veranderingen succesvol in te bedden in je organisatie. De waardestroom bestaat immers uit een systeem én uit een patroon van menselijke samenwerking. Beide krijg je niet met een korte FYI-mail op de maandagmiddag in beweging. Een verandering die je operationele procesgang raakt, zowel aan de zachte als aan de harde kant, moet je goed doordenken, plannen en uitzetten: het is een kunst op zich.
Procesmanagement destilleren tot de kern
Na het vorige boek Horizontaal organiseren ontstond er binnen mijn bureau de behoefte om ons vakgebied procesmanagement te destilleren tot de kern. Op een hele andere manier gaan organiseren zodat de bevlogenheid van werknemers toeneemt, je klanten tegelijkertijd sneller en beter bediend worden en de organisatie van top tot teen zich met één missie (met z'n allen voor de klant) vooruit beweegt. Klinkt fantastisch, maar wat ons betreft ontbrak het aan een heldere, overzichtelijke blauwdruk voor de weg daar naartoe. Hoe fijn zou het zijn als het startpunt van je verander- of verbetertraject begint met een routekaart die richting en grip geeft op de weg naar blijvende verbetering? Kortom: hoe kom je tot die horizontale, platte, zelfsturende en continu verbeterende organisatie waar jouw klant op zit te wachten?
Door procesmanagement te vatten in een canvasmodel met maximaal 12 elementen, werd iets wat normaliter waanzinnig complex is in essentie overzichtelijk en behapbaar. Na een korte brainstorm met mijn collega Willem Spronk waren we er eigenlijk vrij vlug uit en stonden we er vervolgens met verbazing naar te kijken. Voor ons was het Procescanvas een eye-opener. Wat volgde was een co-creatie traject met alle consultants van mijn bureau waarin we de methode hebben uitgewerkt. Inmiddels gebruiken we het canvas zelf bij aanvang van ieder verandertraject om met een snelle schets de balans op te kunnen maken. Het biedt ons, ook als gespecialiseerde procesmanagementconsultants, meer grip en overzicht.
De opdracht van het Procescanvas
Het Procescanvas is uiteindelijk een krachtige tool geworden voor open dialoog tussen mensen op directieniveau, managers, afdelingen, werknemers en ondernemers. De opdracht van het procescanvas is als volgt: ga het met elkaar op een toegankelijke en laagdrempelige manier hebben over waardecreatie in de totale procesketen. Hoe beïnvloedt mijn verandering jouw afdeling? Waarom willen we dit? Wie heeft er belang bij? Op welke manier werken we elkaar tegen? Hoe implementeren we deze verandering in onze structuur en cultuur? En nog belangrijker: hoe houden we het zo? Hoe blijven we continu verbeteren?
Met het procescanvas hebben we onze uiterste best gedaan om te zorgen dat we niet alleen onszelf, maar iedereen kunnen helpen de juiste startvragen te stellen bij procesherontwerp projecten. We zijn ervan overtuigd dat we met het Procescanvas iedereen die werkprocessen wil verbeteren, kunnen leren om meer grip te krijgen op de route naar duurzame procesverbetering.
In 2000 bracht Renco Bakker met Teun Hardjono voor het INK het boek Management van processen uit (+20.000). In 2013 publiceerden zij Horizontaal organiseren. Het Procescanvas is zijn logische volgende stap, dit keer geschreven met behulp van co-auteur Willem Spronk en andere consultants van BPM Consult. Als organisatiepsycholoog en bedrijfskundige leerde Renco Bakker het consultantsvak in al zijn facetten bij Berenschot (The Change Factory). Na 7 jaar dienst richtte hij in 2005 BPM Consult op voor het leveren van toonaangevende consultancy voor verbetering van procesprestaties. Hij is actief als ondernemer, coach, adviseur, programmamanager, trainer en auteur.
Over Renco Bakker
Ing. Renco J.M. Bakker (1969) is managing director van BPMConsult, een organisatie-adviesbureau gericht op procesmanagement. Hij begeleidt diverse organisaties bij interventies op horizontaal denken, construeren, besturen en samenwerken, vanuit verschillende achtergronden, zoals ISO 9000, Lean, het INK managementmodel en procesgericht werken.
Over Willem Spronk
Drs. Willem Spronk is adviseur bij BPMConsult, een organisatieadviesbureau gericht op procesmanagement. Hij heeft een achtergrond in Bedrijfskunde (HRM) en Sociale Psychologie. Als consultant richt hij zich op het begeleiden van organisaties en samenwerkingsverbanden bij verandertrajecten waarbij procesgericht werken centraal staat.
