Procesontwerp: grip op hoe werk verloopt

Procesontwerp is het bewust vormgeven van de stappen, rollen en spelregels die bepalen hoe werk gedaan wordt. Of het nu gaat om een besluitvormingstraject met meerdere partijen, een sessie met een team of een heel bedrijfsproces: wie nadenkt over het hoe vóórdat het wat begint, vergroot de kans op een goed resultaat aanzienlijk.

Procesontwerp speelt een rol in uiteenlopende vakgebieden: procesmanagement, faciliteren, verandermanagement, besluitvorming en organisatie-inrichting. Wat die toepassingen gemeen hebben, is het besef dat een goed ontworpen proces geen toeval is. Het vraagt om keuzes over fasering, betrokkenheid, werkvormen en besluitvorming.

Op deze pagina vind je een overzicht van boeken en artikelen die je helpen bij het ontwerpen van effectieve processen, van klassieker tot recent praktijkboek.

De klassieker: procesontwerp als onderdeel van procesmanagement

Wie het vakgebied serieus wil doorgronden, ontkomt niet aan Management van processen van Renco Bakker en Teun Hardjono. Dit boek wordt al jaren beschouwd als het standaardwerk op het gebied van procesmanagement in Nederland. Het ontwerpen van processen is daarin één van de drie centrale deelaspecten — naast het besturen en verbeteren van processen.

Procesontwerp in besluitvormende en meervoudige processen

Niet elk proces speelt zich af binnen de muren van één organisatie. Veel vraagstukken vereisen samenwerking tussen partijen met uiteenlopende belangen. In die context gaat procesontwerp over meer dan het structureren van stappen: het omvat ook spelregels, fasering en het bepalen wie wanneer welke rol heeft. Procesmanagement van Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof en anderen biedt daarvoor concrete ontwerpprincipes. Het tweede deel van het boek is volledig gewijd aan procesarchitectuur.

Procesontwerp met het procescanvas

Een van de toegankelijkste instrumenten voor procesontwerp is het procescanvas, ontwikkeld door Renco Bakker en collega's. Het biedt een visuele aanpak om processen te (her)ontwerpen, waarbij analyse, creativiteit en systeemdenken samenkomen. Bakker is een van de meest productieve Nederlandse auteurs op het gebied van procesmanagement. Zijn werk loopt als een rode draad door het vakgebied.

Procesontwerp voor facilitators en sessieontwerpers

Procesontwerp beperkt zich niet tot organisatieniveau. Ook wie een bijeenkomst, workshop of overleg begeleidt, ontwerpt een proces. Daarin liggen keuzes over werkvormen, fasering en timing verscholen. Faciliteren met impact van Esther van der Storm behandelt dit uitgebreid: het hoofdstuk 'Zo ontwerp je een sessie' legt stap voor stap uit hoe je een procesontwerp maakt voor een bijeenkomst, van opening tot afronding.

Procesontwerp bij complexe besluitvorming

Besluitvorming in organisaties vraagt om een zorgvuldig ontworpen proces. Wie besluit wanneer, op basis van welke informatie en met welke partijen aan tafel? Decisions by Design van Edwin de Graaf en Marjolijn de Graaf biedt daarvoor een methode in vier opeenvolgende stappen. De aanpak van Impact Company combineert procesarchitectuur met aandacht voor groepsdynamiek en draagvlak.

Procesontwerp bij verandering en grote interventieprogramma's

Bij grootschalige verandering is procesontwerp een van de meest kritische succesfactoren. Wie een verandertraject opzet zonder nagedacht te hebben over fasering, betrokkenheid en interventies, loopt het risico dat de energie wegsijpelt voordat het doel bereikt is. Praktijkboek Large Scale Intervention van Antonie van Nistelrooij en Rob de Wilde laat aan de hand van casussen zien hoe procesontwerp in verschillende verandersituaties wordt toegepast.

Procesontwerp in BPM en operationele context

Binnen business process management (BPM) staat procesontwerp in dienst van klantwaarde en organisatiedoelstellingen. Processen worden hier systematisch beschreven, gemodelleerd en verbeterd. Het BPM boek van Aty Boers en Nico de Graaf biedt modellen en methodieken voor dit type procesontwerp. Wie processen niet vanuit organisatieverandering maar vanuit operationeel beheer benadert, vindt hier de passende aanpak.

Procesontwerp vraagt om keuzes

Procesontwerp is geen technische bezigheid. Het is een ontwerpactiviteit waarbij keuzes worden gemaakt over wie, wat, wanneer en hoe. Die keuzes hebben gevolgen voor draagvlak, tempo en uitkomst. De boeken op deze pagina laten zien dat er meerdere invalshoeken zijn: vanuit facilitatie, besluitvorming, BPM, verandermanagement of horizontale samenwerking.

Wat al deze invalshoeken gemeen hebben: procesontwerp begint bij het doel. Wie weet waar hij naartoe wil, kan de weg daarnaartoe bewust inrichten — en zo de kans op een goed resultaat aanzienlijk vergroten.